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Os Quatro Blocos da Produtividade e Como o Advogado deve usá-los para ser mais Produtivo

Os Quatro Blocos da Produtividade e Como o Advogado deve usá-los para ser mais Produtivo

No post passado falamos sobre a onda das Lawtechs e LegalTechs e como os softwares estão otimizando o trabalho do advogado para que este possa focar em partes mais importantes para a sobrevivência do seu negócio, e como este deve vê-los como aliados, e não inimigos, nesta era do Direito 4.0. Mas a pergunta que vem a seguir é:

Como você, advogado, pode mudar pequenos hábitos da sua rotina profissional para ser, efetivamente, mais produtivo? 

A rotina de trabalhar até altas horas no escritório parece uma consequência inevitável da rotina de um advogado. E, mesmo assim, a maioria dos advogados têm dificuldade em estruturar seus dias de uma maneira que permita a eles gerenciar as distrações, executar e concluir trabalhos importantes mais cedo, ao invés de ir até tarde da noite para concluí-los. E isso é um grande problema: com certeza não há um maior contribuidor para a sua infelicidade do que a sensação de que você perdeu o controle e a sua carreira está consumindo sua vida. 

Você Sabe Como Gerenciar Seu Tempo?

O gerenciamento do tempo pode ser uma das atividades mais difíceis de realizar quando falamos de um escritório grande de advocacia ou de um advogado com muitas demandas. Sabemos também que talvez exista um pouco de relutância ao pensar na atividade de desenvolver um plano de gerenciamento do tempo de seu trabalho, pois na cabeça de um advogado isso pode vir a ser traduzido em criar sistemas complexos com muitas regras.

E este, na verdade, é o primeiro passo para que um programa de planejamento de tempo falhe. Se ele for difícil demais para ser iniciado, com toda a certeza, qualquer profissional, não apenas no meio jurídico, não demorará muito tempo para voltar para os seus velhos hábitos. 

Mas fique calmo, pois a boa notícia é que o gerenciamento do tempo não precisa ser algo difícil de ser feito e/ou executado. Continue lendo este post, vamos te mostrar o caminho para iniciar uma rotina de trabalho mais produtiva, mais eficiente, e que trarão melhores resultados. 

Engula o Sapo por primeiro!

Como bem disse Mark Twain, escritor e humorista norte-americano, crítico do racismo: “Se comer o sapo for a primeira coisa que você faz pela manhã, o resto do seu dia será maravilhoso”. Ou ainda: “Se você tem que engolir um sapo, não olhe para ele por muito tempo”. 

No livro “Eat That Frog”, Brian Tracy usou as palavras de Twain como inspiração para o ponto central do seu livro. O autor diz que você deve aceitar e executar por primeiro a pior e menos prazerosa das atividades, aquela que você não quer fazer, você deve fazê-la por primeiro. Mas qual é a lógica disso? A lógica é que, depois de tirar essa tarefa do seu caminho, você tira um peso dos seus ombros, e pode mover rapidamente pelas outras atividades que precisa realizar no dia. Quando aquela atividade desagradável e pesada não está mais pairando como uma nuvem negra sobre a sua cabeça, todo o resto parece muito mais fácil de ser executado. 

Então o primeiro ponto é: pare de procrastinar a pior de todas as tarefas, e apenas execute aquilo que você vem prolongando já faz um tempo. Aqui você pode estar pensando que até sabe disso, mas não sabe como sair da inércia e partir para a ação. Eu entendo, mas continue lendo, pois a próxima parte será muito importante para você ter um arsenal de ferramentas à sua disposição para AGIR.

Como fazer isso? A Matriz de Eisenhower pode te ajudar!

Se você tem dificuldade em identificar qual é a tarefa que deve ser priorizada e deve ser tirada do seu caminho de vez, sendo ele o seu sapo a ser engolido, não tem problema, vamos te ensinar a Matriz de Eisenhower. Ela vai fazer com que você veja com mais clareza qual atividade deve ser priorizada. 

Dwight Einsenhower, presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961 criou a matriz a partir do conceito de que “o que é importante, raramente é urgente, e o urgente raramente importante”. 

A matriz consiste em classificar as tarefas em graus de importância e urgência e o método se apoia em dois questionamentos básico para o planejamento das ações: “Essa atividade é importante? É urgente?”. Veja a foto da matriz abaixo. Te explicaremos cada quadrante.

Quadrante 1 – “Deve ser feita imediatamente”

Tipo: Urgente e importante
Estas são as tarefas que precisam de atenção imediata. Elas são prazos muito importantes com o nível mais alto de urgência.

Quadrante 2 – “Decida quando será feita”

Tipo: Importante, mas não urgente
Essa é considerada uma seção estratégica da matriz, perfeita para o desenvolvimento a longo prazo. Itens que se enquadram aqui são importantes, mas não necessitam da sua atenção imediata.

Quadrante 3 – “Delegar para outra pessoa”

Tipo: Urgente, mas não importante
Ligações, e-mails e solicitações de reuniões de última hora ficam nesse quadrante. Estes tipos de tarefas normalmente não garantem sua atenção pois não produzem um resultado mensurável. O objetivo destas tarefas é uma tentativa de eliminar e reduzir aquilo que não lhe ajuda a trabalhar.

Quadrante 4 – “Pode ser feita mais tarde”

Tipo: Não é importante, nem urgente
Atividades que entram neste quadrante são as sugadoras de tempo que não contribuem com nenhum valor. Simplesmente, essas são as procrastinadoras—as desperdiçadoras de tempo que nos impedem de realizar as tarefas mais urgentes e importantes dos primeiros dois quadrantes. É melhor você enxergá-las neste quadrante para poder trabalhar duro para eliminá-las do seu dia de trabalho.
Agora que você colocou as suas atividades na matriz e descobriu qual é o sapo do dia a ser engolido, parta para a ação e faça!

Como ser mais produtivo nas ações? Os 4 blocos da produtividade!

Depois da introdução à teoria do sapo a ser engolido e a matriz de Einsenhower, vamos te mostrar os 4 blocos que, aliados a esse conceito e ferramenta, te colocarão no agir produtivo. 

Bloco 01 – Construção da sua lista de tarefas.

A melhor forma de estabelecer prioridades para o seu dia, semana, mês ou ano, é escrever elas. Fazer e usar listas é o pilar para qualquer sistema efetivo de produtividade. Você simplesmente não pode esperar conseguir ter tudo anotado mentalmente, então você precisa colocar tudo no papel. 

Muitos livros já foram escritos sobre o melhor jeito de utilizar listas, mas alguns levam isso longe demais. Construir uma lista significa simplificar as coisas e não torná-las complexas e complicadas.

É melhor colocar o mínimo de esforço em um sistema de lista que irá produzir o máximo do seu esforço. E aqui cabe falar do Princípio de Pareto. 
Este princípio, também conhecido como princípio 80/20, sustenta a hipótese de que 80% dos benefícios que a maioria das pessoas obtêm de suas várias atividades são derivadas dos 20% do seu esforço.

Portanto, quando for construir uma lista, uma análise 80/20 demanda uma abordagem simples. Por isso, você pode trabalhar com duas listas:
A lista “Macro” – é a lista que identifica os objetivos e responsabilidades maiores. Ela pode incluir coisas como: “escrever uma petição para o caso x”, “criar um projeto de parceria”. Cada objetivo Macro ou projeto deve ter um número de “bullet points”, ou seja, um desdobramento do macro para o micro, identificando as atividades menores e mais específicas que são necessárias para cumprir o objetivo maior. 

A lista “Micro” – é a lista do dia-a-dia que identifica as partes específicas de cada tarefa da lista Macro para ser realizada em um dia em particular. Quando você se tornar mais adepto a trabalhar sua listra “Micro”, você aprenderá a não subestimar objetivos sobre seu objetivo do dia. E se você estiver fazendo certo, sua lista “Micro” irá refletir as atividades mais importantes com as quais você deve estar envolvido e engajado, não apenas a mais urgente. Em uma palavra, você estabelecerá quais são as suas prioridades.

Bloco 02 – A “Técnica do Tomate”

Depois que você fez as suas listas e definiu as suas prioridades, está na hora de focar no melhor jeito de realizá-las, e por isso falaremos da Técnica do Tomate. Mas a pergunta é:

“Como realizar o máximo de tarefas em um tamanho menor de tempo?”

A técnica do Tomate foi inventada por Francesco Cirilio e documentada em um artigo escrito em 2006. Ela é uma técnica baseada na filosofia “sprint/recover” de trabalho. E o que isso quer dizer?

De acordo com Cirilo, o insight veio do fato de que podemos ser mais efetivos, geralmente em menos tempo, se trabalhamos como “corredores de 100m rasos (sprinters)” ao invés de “maratonistas”. E como executar isso?


•    Escolha uma tarefa para executar
•    Determine um tempo entre 25-40 minutos
•    Trabalhe intensamente nesta tarefa durante este intervalo de tempo
•    Se uma distração surgir na sua cabeça, anote-a e, imediatamente depois, retome a atividade
•    No final do tempo estipulado, levante e faça um pequeno intervalo (5-10 minutos)
•    Depois de 4 pequenos intervalos, faça um intervalo maior (15-30 minutos).

Ao realizar o sprint e depois se recuperar, você mantém o foco na tarefa a ser executada e evita a dispersão.  Aqui você pode estar se perguntando duas coisas: primeiro, “por que esse sistema é chamado de Técnica do Tomate?” e segundo: “Isso realmente funciona?” 
A técnica foi nomeada assim, pois Cirilio usava um timer de cozinha no formato de tomate para cronometrar seus intervalos quando era estudante universitário.

E sim, a técnica funciona. Tudo bem que 25 minutos de trabalho podem parecer nada, mas o ponto chave a ser lembrado é que, durante esses intervalos você deve trabalhar intensamente. Sem checar e-mails, sem navegar pela internet, sem conversar com os colegas de trabalho, sem distrações. Se você conseguir focar intensamente na tarefa que foi escolhida e bloquear todo o resto, você ficará chocado com o volume e qualidade da sua produção. 

Mas uma anotação aqui é importante: Você é um ser humano, propenso a distrações, cheio de emoções e uma criatura de hábitos. A técnica do tomate pode parecer atraente, mas não mergulhe nela de forma intensa e profunda logo no primeiro momento. Você tem que se dar tempo para adaptação à um novo estilo de trabalho. Comece devagar, é assim que novos hábitos são construídos. 

Bloco 03 – Bloqueando o tempo

A construção da lista é sobre no que trabalhar, a técnica do Tomate é sobre como trabalhar na tarefa escolhida e bloqueando o tempo é sobre quando trabalhar na tarefa escolhida. Se o seu calendário parece com o de um advogado típico, ele é abarrotado de prioridade de outras pessoas.

Isso inclui reuniões, ligações, horários para falar com juízes, entre outras atividades. Mas é também aleatório. Não tem metodologia, além da existência de um bloco aberto de tempo que dita quando algo deve ser marcado. E uma forma mais eficiente de planejar o seu dia é utilizando a técnica “bloqueando o tempo”.

Essa técnica, assim como construir listas, é sobre estabelecer prioridades. E para organizar seu dia de forma efetiva, você precisa lidar, não apenas com o tempo disponível, mas também no melhor tempo para realizar diferentes tarefas. Uma vez que você adquire essa compreensão, você pode construir seu calendário de acordo com as suas prioridades.

Por exemplo, a maioria das pessoas acreditam que a melhor hora para mergulhar e realizar trabalhos mais complexos é pela manhã, pois é quando a sua mente e corpo estão descansados e a sua criatividade está fluindo.

Se você pensa dessa maneira, então seu dia deve ser estruturado de modo que você possa tirar vantagem das suas horas de pico na performance. Neste sentido, não apenas saiba disso, tome a iniciativa de bloquear os horários no seu calendário nesses momentos, para que telefonemas, reuniões ou outras interrupções não façam você sair do seu fluxo produtivo. 

A partir desta atitude, você terá uma janela de tempo livre para trabalhar nos intervalos da Técnica do Tomate e ver sua efetividade e eficiência ganhar voo. Assim, você pode reservar tempo da parte da tarde, quando a energia começar a cair, para olhar os e-mails, atender telefones e marcar reuniões. 

Acredito que neste momento você já deve estar com a seguinte objeção em mente: “Claro, isso soa maravilhoso, mas não é realista assumir que eu posso bloquear grande parte da manhã, todos os dias, sem interrupções.” Eu entendo isso. Mas, garanto que, a partir do momento que você entender que um bom plano é melhor do que um perfeito, e fazer o seu melhor para executar o que planejou, você verá os benefícios de trabalhar dessa maneira. Por isso, sem desculpas, e ação!

Bloco 04 – Margem de Tempo

Depois de executar os três primeiros blocos, chegou a hora de aplicar o quarto e último bloco. Para que você possa crescer na sua carreira, você precisa priorizar coisas importantes que envolvem horas de trabalho não pagas como: desenvolvimento do seu negócio, marketing, estudos complementares.

Mas, na maioria das vezes, essas atividades são negligenciadas para atender demandas urgentes de algum cliente. 
Uma das soluções é bloquear um tempo para realizar essas atividades essenciais. Talvez possa parecer não ser possível, diante da urgência do dia-a-dia, mas, se você olhar um cenário a longo prazo, você visualizará que ao longo do ano há tempo suficiente para desenvolvimento pessoal e profissional.

Os advogados geralmente falham ao reconhecer que existe essa “margem de tempo” fora do confinamento para engajar em tais atividades essenciais. Essa margem de tempo consiste em tempo gasto no carro, no metro, esperando em uma fila, ou andando para almoçar, que podem ser utilizadas para aprender e crescer. 

Hoje em dia, há inúmeros conteúdos digitais que podem ser consumidos contanto que você tenha um smartphone. Há inúmeros audiobooks e podcast disponíveis, que podem agregar uma sabedoria de valor ou trazer insights em diferentes assuntos e tópicos relacionados a construir um escritório ou prática jurídica de sucesso. 

Portanto, se você consegue encontrar tempo – nas margens – para acessar esses recursos, você vai adicionar muito ao seu repertório de habilidades, e também eliminar o stress que você sente por ter a sensação de que não consegue encaixar essas atividades “extracurriculares” dentro da sua rotina de atividades diárias. 

Montando o quebra-cabeça

Chegamos ao final do post, e agora é a hora de juntar todas as peças do quebra-cabeça e colocar em prática. Mas, tenha em mente o seguinte: não há plano perfeito quando falamos em gerenciar o tempo.

Essas técnicas, entretanto, podem servir como um bom modelo para você extrair mais efetividade e eficiência do seu dia. Ninguém te dará seu tempo de volta, é você quem precisa fazê-lo. Se você não organizar suas prioridades, estará trabalhando de acordo com as prioridades de outra pessoa.

E, se este for o caso, você provavelmente ficará até as 22h da noite no escritório com frequência. Enquanto não há plano perfeito, se você sente que o seu dia está fora do seu controle, então, com certeza, há um plano melhor. 

Como seu dia está amanhã? Sugiro que você separe (bloqueie) um tempo no seu calendário para criar as listas que ajudarão você a ganhar novamente o controle do seu dia de trabalho. Um intervalo de foco de 25 minutos talvez seja o que você precisa para mudar a sua vida para melhor.


 

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